Next, kita bahas persiapan lebih detail dengan konsep-konsep acaranya :
- Mencari venue baru, hal pertama yang sangat perlu dilakukan adalah menentukan venue baru di daerah Bekasi. targetnya adalah venue outdoor yang bisa memberikan area luas sehingga social distancing bisa diterapkan. Alhamdulillah, orang tua gercep banget untuk survei-survei ke lapangan dan dalam waktu sekitar 2 minggu, venue baru sudah didapat. Fun fact, venue yang dipilih orang tua adalah venue yang aku inginin beberapa tahun lalu saat masih meng-khayal nikah, tapi saat bener-bener mempersiapkan pernikahan, gak pernah sama sekali aku sebut-sebut karena lokasinya di Bekasi sedangkan ayah minta untuk acara resepsi di Jakarta, selain itu harganya yang relatif tinggi (menurutku) jadi alasan untuk mengurungkan nikah di venue tersebut. qadarullah ya... karena kondisi pandemi akhirnya berjodoh dengan venue galea belangi.
- Update list undangan, terkait undangan, kami harus meng-cut jumlah rencana awal sekitar 1100 pax menjadi maksimal 500 pax (50% kapasitas venue). aku set maksimal 450 pax undangan dengan perkiraan kehadiran 80%. Konsep acara dibagi menjadi 2 sesi, dimana tiap sesi hanya sekitar 200 orang pada kapasitas outdoor 800 - 1000 orang. Realisasi saat acara, total tamu yang hadir pada 2 sesi ada sekitar 380 orang.
- Proses undangan dan souvenir, bad news, karena kontrak undangan dan souvenir sudah di sepakati di bulan Maret sehingga untuk jumlah undangan hanya bisa dikurangi menjadi 400 sedangkan sebenarnya undangan yang dibutuhkan hanya 200. Di undangan tertera dengan highlight pembagian sesi acara dan arahan untuk menggunakan masker dan berjaga jarak. Souvenir pun sama, udah terlanjur pesan 600 pcs padahal hanya butuh 300 pcs (include spare). selesai acara, masih ada 2 kardus yang full souvenir.
- Pembahasan kontrak baru dan konsep acara, kontrak yang dibahas ini terkait dengan jumlah catering, menu menunya, dekorasi, sanggar beserta attirenya, sedangkan untuk konsep acara adalah hal utama yang bener2 jadi pikiran, beberapa hal yang aku rencanakan dan sampaikan ke vendor:
- Desinfektan, dilakukan penyemprotan desinfektan pada venue baik sebelum acara dan sesudah acara.
- Pembagian sesi acara, para undangan dibagi menjadi 2 sesi yang diinfokan pada undangan yang diberikan, sesi pertama adalah saat akad nikah yaitu sekitar pukul 4.00 - 6.00 pm, setelah proses akad nikah, para undangan bisa langsung menyantap hidangan layaknya hidangan saat resepsi. Kemudian saat magrib para undangan sesi pertama dipersilakan pulang dan pada pukul 6.30 - 08.00 pm acara diperuntukkan untuk undangan sesi kedua. Untuk pengantin beserta orang tua tetap ganti baju namun untuk hidangan bisa tetap disantap oleh para tamu walaupun pengantin dan orang tuanya belum siap di pelaminan. To be honest, dengan pembagian sesi seperti ini waktu untuk take foto dan video dokumentasi agak terganggu, so mungkin lebih baik kalau waktu per-sesi lebih panjang.
- Setting jumlah tamu saat acara berlangsung, Kapasitas venue sebanyak 800-1000 orang, diset agar hanya maksimal 200 orang di saat yang bersamaan.
- Rundown acara, Selain waktu pelaksanaan yang diatur berbeda dari acara pernikahan umumnya, tentu untuk menjaga protokol kesehatan ada beberapa konsep dan rundown acara yang dihilangkan. Umumnya para tamu bersalaman dengan pengantin dan kedua pasang orang tuanya namun di acara ini, tidak ada jabat tangan. Selain itu kami tidak mengadakan acara seru-seruan seperti peleparan bouquet bunga atau acara tari-tarian yang biasa dilakukan mendekati penghujung acara, atau pun tidak ada keluarga atau kerabat yang menyumbang lagu. Semua hal tersebut untuk menghindari adanya kerumunan yang tidak berjarak serta kontak seseorang melalui benda yang memungkinkan terjadinya transfer virus.
- Pengecekan suhu, di venue difasilitasi 3 titik pengecekan suhu, 2 titik disediakan pihak venue dan 1 titik dibantu oleh WO. Titik pertama di gerbang masuk awal menuju parkiran, lalu di pintu antara area parkir dengan area acara dan saat memasuki area daftar penerimaan tamu. Apabila ada tamu diatas suhu 37o C, maka akan ditempatkan di bangunan terpisah dari lokasi acara dan dicek kembali tiap 5 menit sebanyak maksimal 3 kali, apabila suhunya tidak turun maka tamu dipersilakan untuk pulang dan beristirahat.
- Masker/faceshield, semua diwajibkan memakai masker kecuali saat menyantap makanan.
- Cuci tangan, disediakan westafel dan tamu diarahkan untuk mencuci tangan saat akan memasuki area acara, dalam area acara juga terdapat westafel dan banyak handsanitizer yang tersebar di meja-meja serta anggota WO selalu ready untuk dimintakan handsanitizer oleh para tamu yang membutuhkan.
- Pengisian buku tamu, penulisan buku tamu dilakukan oleh penerima tamu sehingga tidak ada pulpen yang berpindah tangan.
- Layout, memanfaatkan area yang sangat luas, penempatan gubukan makanan disetting berjauhan. Perlu usaha berjalan cukup jarak untuk menyantap makanan tapi hal ini memang sengaja diatur untuk menghindari kerumunan antrian. Kemudian aku juga menambah jumlah kursi dan minta kepada vendor untuk dapat ditempatkan menyebar dan berjarak. Dari jumlah tamu 200 orang aku sediakan sekitar 180 kursi yang harusnya tersebar, tujuannya agar tamu bisa menyantap makan dan minum sambil duduk dan mengkondisikan lokasi para tamu. Selain itu juga terdapat sign arahan untuk membantu memahami protokol kesehatan yang diterapkan saat acara.
- Proses pelayanan makanan dan minuman, makan di gubug dan yang biasanya prasmana serta area VIP semuanya dilayani oleh waiters, tamu tinggal menyodorkan piring saja. Kemudian untuk penyediaan jus di tempatkan dalam botol, buah-buahan di wadah 1 porsi dan air putih menggunakan air mineral gelas sehingga hanya diperuntukan memang untuk 1 orang dan selesai makan/minum dapat langsung dibuang.
Yups, kira-kira itu langkah yang aku lakukan untuk mengadakan acara resepsi kecil-kecilan dalam masa pandemi ini. oiya, selain itu juga selalu doa semohon-mohonnya, mohon agar acaranya aman dan lancar, diberikan kesehatan baik pemilik hajat atau para undangan karena sejujurnya sangat degdegan, mungkin dibanding degdegan mau nikah, lebih degdegan acaranya aman atau gak, dedegannya sampe hari H+15 hari loh.
Untuk acara aku ini, Syukur Alhamdulillah aman, selain dengan konsep acara yang diusahakan bisa menerapkan protokol kesehatan (walau sayangnya gak semua konsep yang aku minta benar 100 % dijalankan dengan baik), mungkin karena semua orang yang hadir dalam acara adalah orang-orang yang alhamdulillah sehat, tapi sebenernya menurutku ini bukan hal yang harus dicontoh loh. Kalau memang bisa (semua pihak menyetujui) untuk tidak mengadakan acara yang memiliki risiko selama pandemi ini, lebih baik untuk ditahan-tahan aja, karena sebenernya yang penting memang akadnya dan diumumkannya terkait pernikahan tersebut, sebenernya untuk mengumumkan bisa dengan banyak cara, misal kirim besek ke tetangga-tetangga dan manfaatin media sosial. :)
